Datenschutzhinweis

Die Beauftragung entbindet die Schulleitung nicht von der aufsichtlichen Fürsorge der Daten.
Bei der Anmeldung von Benutzern bei schulbistum erhebt und verarbeitet die Schule personenbezogene Daten in Form des Vor- und Nachnamens, der Lehrenden bzw. Klassenzugehörigkeit und Geburtsdatum der Lernenden. Dies ist erforderlich, da der Einsatz von schulbistum dem Unterricht in virtuellen Klassen und der Kommunikation zwischen Schulangehörigen und Mitgliedern aller bischöflichen Schulen (nachfolgend "innerschulische Nutzer") dient und somit die Benutzer untereinander bzw. für die jeweils verantwortlichen Lehrenden anhand ihres Namens identifizierbar sein müssen. Zudem erhält jeder Benutzer bei schulbistum eine E-Mail-Adresse, die unter anderem aus dem Vor- und Nachnamen des Benutzers gebildet wird (vorname.nachname@schulkürzel.schulbistum.de).
Ein SPAM-Filter kann vom Nutzer eigenverantwortlich aktiviert werden; SPAM-Mails werden dann kenntlich gemacht und müssen vom Nutzer manuell gelöscht werden.
Jeder Benutzer kann freiwillige Angaben über sich sowie ein Foto in ein Profil eingeben und dieses für die anderen Benutzer der registrierten Schule in schulbistum zugänglich machen. Eine selektive Sichtbarkeit des Profils ist bei einer Aktivierung nicht möglich. Überall, wo der Benutzer aktiv ist (Mitgliederliste, Beiträge), sind die Profilangaben erkennbar. Der Nutzer ist daher für die Verwaltung und Sichtbarkeit seines Profils eigenverantwortlich.
Erziehungsberechtigte, Partner aus dem schulischen Umfeld, Partnerschulen und Ausbildungsunternehmen (nachfolgend "außerschulische Teilnehmer") stellen die zur Teilnahme erforderlichen Daten der Administration zur Verfügung, sofern sie an schulbistum teilnehmen möchten. Mit der Bereitstellung ihrer Daten erklären die außerschulischen Teilnehmer ihr Einverständnis, dass für sie die gleichen Bedingungen gelten, wie für die innerschulischen Nutzer. Die schulische Administration entscheidet über die Zuweisung des Benutzerrechtestatus, die dem außerschulischen Nutzer zugewiesen wird. In der Regel entspricht dies den Benutzerrechten von Schülerinnen und Schülern.

Um dem Benutzer eine Leistungskontrolle bei der Bearbeitung von Lernmodulen (Courselets) zu ermöglichen, werden weiterhin bei der Bearbeitung eines Courselets das jeweilige Datum der Anmeldung und der letzten Bearbeitung des Courselets, die bearbeiteten Lektionen und die Fehlerzahl des Abschlusstests seitens schulbistum protokolliert und dem jeweiligen Benutzer angezeigt. Der Moderator einer Klasse oder Gruppe, dem der Benutzer angehört, kann in die protokollierten Daten Einsicht nehmen, da dies insbesondere zur Leistungskontrolle der Lernenden benötigt wird.
Die schulische Administration darf nur Einsicht in diese Daten nehmen, wenn es begründeten Anlass zum Missbrauch oder wenn es technische Probleme bei der Nutzung gibt. Gleiches gilt für die Hauptadministration durch das BGV. Die Begründung für diesen Handlungsschritt muss von der Moderation auf dem Dienstweg gemeldet werden.
Die Abteilung katholische Schulen als Betreiber von schulbistum fungiert bei der Erhebung und Verarbeitung dieser Daten ausschließlich als Auftragsdatenverarbeiter des jeweiligen Benutzers sowie des Moderators der jeweiligen virtuellen Klasse/Gruppe und der schulischen Administration. Dasselbe gilt, wenn mehrere Gruppen/Klassen-Moderatoren für die jeweilige virtuelle Gruppe/Klasse oder mehrere schulische Administrationen vorhanden sind.

Um der schulischen Administration aus pädagogischen und administrativen Gründen eine Übersicht über die Nutzung von schulbistum durch die Benutzer seiner Institution zu ermöglichen, werden der schulischen Administration im Rahmen der nur diesen zugänglichen Funktion "Info" folgende Informationen des Benutzers angezeigt: Benutzername (Login-Name), Vor- und Nachname, Datum der Account-Erstellung, erster und letzter Login, Summe der Logins, Gesamtnutzungsdauer von schulbistum, in Anspruch genommener Speicherplatz bei den Funktionen Mailservice und Dateiablage sowie Mitgliedschaften (Schule, Klassen, Gruppen). Die Dateneinsicht erfolgt in der Regel nicht personenbezogen. Sie wird nur entsprechend protokolliert und bei einem Verdacht auf Missbrauch genutzt.
Für die Erhebung der Nutzungsintensität greifen die schulische Administration und die Hauptadministration auf anonymisierte Datenzusammenfassungen zurück.

Die personenbezogenen Daten der Benutzer von schulbistum werden durch die Firma DigiOnline GmbH, Neusser Str. 93, 50670 Köln - im Auftrag des BGV - geschützt.
DigiOnline GmbH betreibt, im Auftrag des BGV, die technische Verarbeitung der Daten für den laufenden Betrieb. DigiOnline GmbH gewährleistet eine Sicherheit der Daten gegen Fremdzugriffe durch den Betrieb und die Sicherung des Servers.
Das BGV und die schulische Administration pflegen die personenbezogene Daten der Benutzer von schulbistum in die Plattformlösung "WebWeaver" ein. Die Daten werden nur für den zur Vertragserfüllung erforderlichen Umfang, in Zusammenarbeit mit dem beauftragten IT-Dienstleister -die Firma DigiOnline - bearbeitet. Der Dienstleister kann, nach Rücksprache mit dem BGV, die Daten einsehen, sofern das BGV die technische, pädagogische oder strafrechtliche Notwendigkeit mitteilt. Ansonsten gibt das BGV personenbezogene Daten von schulbistum nicht an Dritte weiter, es sei denn, die Weitergabe erfolgt in Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung (z.B. im Rahmen von strafrechtlichen Ermittlungen); in diesem Falle werden nur solche Informationen weitergegeben, zu denen das BGV gesetzlich verpflichtet ist. In keinem Fall werden personenbezogene Daten der Benutzer von schulbistum verkauft oder anderweitig vermarktet.